Tracesmanual

Innehållsförteckning

Hälsointyget del 1


När du har loggat in i Traces och ska lägga in ett intyg, börjar du med att klicka på någon av dessa tre länkar, som finns under veterinärhandlingar i vänsterspalten i Traces:
  • Djurhälsointyg för handel inom gemenskapen
  • CVED för djur (gränskontrollveterinär)
  • CVED för djurprodukter (gränskontrollveterinär)

Klicka sedan på Ny som du hittar till vänster under sökrutan. Du kan också söka fram och kopiera ett gammalt intyg, se rubriken Nytt intyg och kopiering nedan.

Registrera i alla aktuella flikar innan du klickar på Godkänn längst ner. I annat fall får du upp röd text för allt du inte fyllt i (gäller inte då du sparar som "Save as draft" se rubriken Spara).

Hälsointyget del 2


Är du osäker på hur du fyller i hälsointyget så tittar du i första hand på officiella veterinärsidanlänk till annan webbplats under respektive djurslag. Saknas information här så kontaktar du aktuell djurslagsenhet på Jordbruksverket. Eventuella synpunkter på manualen eller andra sidor skickar du till Tracessupporten på Jordbruksverket.

Behörighet och inloggning


Alla officiella veterinärer ska ha en behörighet i Traces. Fler behörigheter behövs om förordnandet avser fler än ett län. Behörigheten eller behörigheterna får du genom att skicka ett e-post till Tracessupporten på Jordbruksverket. Meddelandet ska innehålla uppgift om för- och efternamn, titel, veterinärnummer, e-postadress, telefon- och faxnummer samt län.

Behörigheten till Traces är personlig och det är ditt ansvar att inte någon annan får tillgång till ditt lösenord på grund av sekretesskäl. Behörigheten styr vad man kan se och göra i Traces och vissa uppgifter ska inte kunna ses av andra än veterinärer.

Inloggning första gången


Som ny användare får du ett e-postmeddelande om behörighet med ett engångslösenord. Markera och kopiera ditt lösenord, som består av en bokstavs- och sifferkombination. Öppna din webbläsare och skriv in adressen till Tracesprogrammet i adressfältet. Skriv in din e-postadress som du har angett som inloggning och skriv ditt engångslösenord i lösenordsfältet. Klicka på Logga in.

Byt lösenord första gången


Första gången du loggar in i Traces kommer en uppmaning om att byta lösenord. Byt lösenord direkt, engångslösenordet gäller bara för en inloggning. Ett lösenord ska bestå av minst tio tecken och ska innehålla en kombination av stor bokstav, liten bokstav, siffra samt specialtecken (till exempel: +, ?).

Logga ut ur programmet (längst upp till höger) och logga in på nytt med ditt nya lösenord. Fortsätter du utan att logga in efter lösenordsbytet kan du inte skriva under det intyg du skapar.

Om lösenordet inte fungerar


Om du inte kan logga in för att lösenordet är felaktigt skriver du in ditt inloggningsnamn (e-post) och klickar på Skicka lösenord. Ett nytt engångslösenord kommer inom några minuter till din e-post. Logga in med det nya lösenordet, glöm inte att välja ett nytt lösenord när uppmaningen kommer.

Fungerar inte detta kontaktar du Tracessupporten på Jordbruksverket för aktivering eller upplåsning av din behörighet.

Aktivera behörigheten för importörer och exportörer


Du som är officiell veterinär aktiverar behörighet för ekonomisk aktör på följande sätt:
  • Klicka på Användaradministrering långt ner i vänsterspalten på huvudmenyn.
  • Klicka på Sök och de ekonomiska aktörerna inom länet visas. Om det är många, fyll i sökkriterier för att se bara de som är intressanta.
  • Klicka på Öppna under namnet på aktören du ska aktivera.
  • Kontrollera att de ifyllda uppgifterna är korrekta och klicka därefter på Aktivera i nederkanten.

Användbara tips


Sökning


Vid sökning görs ingen skillnad på gemena (små) och versala (stora) bokstäver. Programmet är känsligt för mellanslag.

Procenttecknet kan användas som jokertecken vid sökning. Sökfrasen:
  • svensk hittar alla som börjar på svensk
  • %svensk hittar alla där svensk ingår i namnet
  • Stut%eri hittar stuteri och stutteri (dansk stavning)
  • INTRA.SE%172 hittar intyg 172 utan att man behöver hålla reda på alla nollor som Traces lägger in i numret.

Kontrollera att aktörer finns inlagda innan intygsskrivande


Innan du börjar med intyget kan du kontrollera om de aktörer som ska vara med finns inlagda i programmet. Det gör du genom att klicka på organisationer långt ner i vänsterspalten. Hämta rätt land i listan och sök på till exempel namn.  Finns de inte med kan du lägga in dem här genom att klicka på Ny nere till vänster eller lägga in dem i samband med att du skapar intyget.

Snabbare bläddring i listor


I listor med blädderpil kan man bläddra genom att trycka upprepade gånger på begynnelsebokstaven på det man söker, efter att ha klickat på blädderpilen. Ett snabbare alternativ för att hitta Sverige är att trycka T och pil upp.

Snabbtangenter


Tabbtangenten används för att flytta markören mellan olika fält.

Returtangenten kan användas vid sökning förutom i de fall då det enda sökkriteriet kommer från en rullista.

Det går bra att backa till tidigare skärmbild med bakåttangenten.

Nytt intyg och kopiering


Intra Trade/CVED


Klicka på Djurhälsointyg för handel inom gemenskapen alternativt CVED för djur eller CVED för djurprodukter. Klicka sedan på Ny, längst ner till vänster under sökrutan, och välj nomenklaturkod i listan. +-tecknet anger att du kan gå vidare ner i hierarkin. Klicka på bekräfta och välj eventuellt rätt Typ, Klass, Familj, Intygsmodell och så vidare.

Kopiera gammalt intyg


Omfattar sändningen aktörer som du tidigare skrivit intyg till så kan du använda funktionen Kopiera som ny. Sök först fram ett intyg, till exempel genom att ange avsändaren och klicka sedan på Kopiera som ny. Du får då med dig aktörerna inklusive eventuella transportörer till det nya intyget, vilket underlättar intygsskrivandet. Får du inte fram det sökta intyget är det förmodligen för gammalt för att visas i applikationen och du får lägga in uppgifterna från början.

Copy as replacement använder du om du ska göra om ett intyg som har gått iväg med sändningen. Det kan till exempel vara så att när du åker ut och besiktigar djuren så upptäcker du att något djur tillkommit eller ska tas bort. Gör då en anteckning om detta på det intyg du skickar med sändningen och använd sedan Copy as replacement då du kommer tillbaka till kontoret. Du får med dig alla uppgifter från det gamla intyget och kan göra de ändringar som behövs. Det gamla intygsreferensnumret visas som ersatt i det nya intyget.

Nomenklaturkod (KN-kod)


Se listorna för KN-koder till höger eller alternativt i de officiella veterinärpärmarna.

Referenser

Referenser

Intra Trade

 
I.2.a. Lokalt referensnummer valfritt att ange
I.6. Nr på tillhörande originalintyg anges om aktuellt (nummer på intyg som detta intyg baseras på)
I.6. Närliggande CITES-intyg anges om aktuellt

CVED-djur

 
2. Lokalt referensnummer valfritt att ange
4. Lastansvarig ansvarig för sändningen (den som skriver under CVED del 1)
10. Veterinärhandlingar fyll i aktuell information

CVED-djurprodukter

 
2. Lokalt referensnummer valfritt att ange
4. Lastansvarig ansvarig för sändningen (den som skriver under CVED del 1)
10. Veterinärhandlingar fyll i aktuell information

Aktörer


Lägga in avsändare eller exportör


För att lägga in avsändare eller exportör, klicka på Välj i fält I.1 alternativt fält 1 (CVED). Detta ska vara den fysiska eller juridiska person som skickar iväg sändningen.

Välj land


Välj land och skriv ditt sökkriterium som till exempel postnummer utan mellanslag eller namn eller del av namn och klicka sedan på sök. För att säkert hitta en aktör är det bra att inleda varje sökkriterium med procenttecken. Det fungerar som jokertecken och innebär att man hittar alla poster där det man skrivit in ingår. Om man inte börjar med % hittar man bara de poster som inleds med det man skrivit.

Aktör finns


Om du hittar den aktör du söker i listan, klicka på Välj längst till höger.

Aktör finns inte


Om du inte hittar aktören, klicka på Ny alternativt Nytt tredje land (CVED). Lägg in namn och adress, välj rätt land och skriv in postnummer (utan mellanslag) alternativt klicka på välj och sök fram rätt ort eller postnummer. Klicka på pilen vid typ till höger och välj rätt organisation, samt ange eventuella godkännandenummer. Lämna fältet godkännandenummer till vänster tomt.
Förteckning över organisationstyperPDF

Aktörer med flera organisationstyper


Vet du att aktören förekommer med flera olika typer av organisation kan du lägga in dessa samtidigt. Klicka i så fall på Lägg till, välj Typ och skriv eventuellt in aktuellt godkännandenummer för de typer som aktören förfogar över. Markera sedan den typ som gäller för aktuell aktör genom att markera i ringen "In certificate". Klicka sedan på spara.

Ny organisation med okänt godkännandenummer


Om du ska lägga in en ny organisation (mottagare, destinationsort, transportör) i ett annat land än Sverige, där godkännandenummer är obligatoriskt och du inte vet det, skriv så här:
INIT, NL (landsbeteckning) tracesenhetsnummer, löpnummer.

Ett godkännandenummer kan se ut såhär: INITNLSE005001. Där SE00500 är Östergötlands läns Traces-enhetsnummer. Börja nerifrån med löpnummersiffran. Om någon redan lagt in 1 får du felmeddelande om att godkännandenummer redan finns för det valda landet. Prova då med 2 och så vidare.

Behörig myndighet där mottagaren finns (Nederländerna, NL, i detta exempel) får ett meddelande om att organisationen ska godkännas och kan då ersätta numret med det rätta godkännandenumret.
Landsbeteckning PDF
Förteckning tracesenhetsnummer PDF

Om du väljer att kopiera intyget senare får du ett meddelande om att organisationen har godkänts efter att ditt förra intyg skapades. Du ska då "välja" mottagare/destinationsort/transportör på nytt och söka efter organisationen, som nu ska finnas i systemet. Om du inte "väljer" om kommer du att föra över fel organisation till det nya intyget.

Avsändare och mottagare


Fortsätt på samma sätt med fälten I.5, I.12, I.13, I.7, samt med fälten 3, 5 och 7. Programmet sätter oftast ursprungsort (I.12) samma som avsändare (I.1) och destinationsort (bestämmelseort) (I.13) samma som mottagare (I.5). Fält fem och sju får samma organisation som fält tre, ändra genom att klicka på välj om de ska vara olika.
  • I.5: Den fysiska eller juridiska person som svarar för mottagningen av sändningen i bestämmelselandet.
  • I.12: Oftast, men inte alltid, samma som avsändare.
  • I.13: Destinationsort dit djuren eller produkterna är på väg för att slutgiltigt urlastas (med undantag för mellanstationer) och förvaras i enlighet med gällande lagstiftning. Ofta samma som I.5.
  • I.7: Rör endast sändningar av nötkreatur, svin, får eller getter. Ange officiellt registreringsnummer och namn på godkänd handlare.
  • 3 (CVED): Den fysiska eller juridiska person som svarar för mottagningen av sändningen i bestämmelselandet (Sverige).

Transportmedel (CVED)


Fyll i transportmedel (fält 11). Välj transportmedel genom att klicka på listpilen. Fyll i flightnummer, bilens registreringsnummer eller liknande i fältet identifikation.

Uppskattad ankomst till gränskontrollplats (CVED)


Fyll i uppskattad ankomst till gränskontrollplats (fält 9) och det datum du vill ha godset gränskontrollerat. Klockslag måste fyllas i, men gränskontrollens arbete styr när kontroll sker. Datum skrivs dag/månad/årtal, till exempel 22/01/2009, tid skrivs 8:00 för hamnen, vid flygfrakt skrivs aktuell ankomsttid.

Förseglingens nummer och containernummer


Fyll i förseglingens nummer (fält 16) och containernummer om aktuellt.

Sändning


KN-koder och intygsmodell


Fältet I.18 är ifyllt efter de val du gjort av KN-kod och eventuell djurart samt intygsmodell. Om du vill ändra KN-kod eller intygsmodell kan du göra det här. För att ändra KN-kod klicka på Reset. För att välja annan intygsmodell eller djurart klicka på Välj.

Information om försändelsen


Fyll i tillämpliga delar av fälten I.22, I.20, I.24, I.21.
  • I.22: Ange antal lådor eller fordon i vilka djuren transporteras eller antal behållare för produkter.
  • I.20: För djur samt sperma, ägg och embryon: Ange antal djur, pallar eller doser.
  • I.24: För vattenbruksdjur och produkter: Ange totalvikt i kg. Typen av förpackning anges med hjälp av en rullgardinsmeny.
  • I.21: Endast för produkter: Ange förvaringstemperatur. För hästsperma kan detta inte fyllas i utan anges istället under identifiering längst ner på samma sida.

Fyll i kompletterande alternativ i I.25


Här finns olika alternativ, beroende på vilken KN-kod, djurart och intygsmodell du har valt. Det går inte att gå in på alla alternativ här, men valet är oftast lätt.

Fyll i det som efterfrågas för I.31


Olika information efterfrågas beroende på KN-kod, djurart och intygsmodell.

Obs! För hästar utan hästpass (föl upp till 6 mån) anges moderns passnummer samt "incl foal" i fältet Identifikation.

Djur och vara (CVED)


Vara


Klicka på Vara i fönstrets övre del och fyll i fälten under 12, Typ av varor, antal och typ av förpackning.

Fyll i fält 10 Veterinärhandlingar med land och godkännandenummer för produktionsanläggning skrivas. Det bör finnas på hälsointyget - "approved establishment" eller liknande. Fyll i ursprungsland och avsändarland, samt identifikationsfälten.

Djur


Klicka på Djur i fönstrets övre del. Fältet 12 är redan ifyllt, efter de val du gjort av KN-kod. Fyll i antal djur (fält 14) och antal förpackningar (fält 15), samt ange ursprungsland. Välj alternativ i fält 16 Djur som intygas vara avsedda för och fyll i identifikationsfälten.

Transport


Intra Trade


Transportör (I.17) fylls i på samma sätt som övriga aktörer, det vill säga välj en befintlig eller lägg till en ny. Länk till lista över godkända svenska transportörer hittar du till höger. För produkter krävs inte godkänd transportör inom Sverige.

Fyll i I.15 och I.29


I.15: Ange avresedatum (dag/månad/år, ex 22/01/2009) och klockslag (ex: 15:00) för djuren/produkterna.
I.29: Rör endast djur. Ange den uppskattade transporttiden i enlighet med direktiv 91/628/EEG. Ange även vem som är ansvarig för transporten.

Typ av transportmedel


Välj typ av transportmedel och fyll i uppgifter om det i fält I.16. Identifikation av transportmedel: För flyg fyller du i flightnummer, för sjöfart fartygets namn, för järnväg tågets och vagnens nummer och för landsväg registreringsnummer för lastbilen och eventuella släp. Med övrigt menas transportsätt som inte omfattas av EU-direktivet om skydd av djur vid transport.

Lastningsort


Ändra lastningsort, I.14, om det är annan än ursprungsort.

Identifieringsnummer


I fältet I.23 ange för produkter: Alla identifieringsnummer för förseglingar och behållare. Dessa uppgifter gör att intyget kan knytas till sändningen.

CVED-djur


Fyll i fält 23 på samma sätt som övriga aktörer, det vill säga välj en befintlig eller lägg till en ny. Länk till lista över godkända svenska transportörer hittar du till höger.

Fyll i avresedatum, avresetid, uppskattad restid samt vem (person) som ansvarar för transporten under resan.

Välj typ av transportmedel (fält 22) genom att klicka på listpilen. Fyll i identifikation av transportmedel, till exempel registreringsnummer för bil.

CVED-produkter


Transport registreras inte för produkter.

Rutt


Intra Trade


I.27: Ange, genom att välja i pillistan, det eller de länder som sändningen passerar på vägen till destinationsorten. För att ange mer än ett land klicka på lägg till.
I.28: Inte tillämpligt för handel inom EU, endast vid export till tredje land
I.26: Om djuren ska transiteras via tredje land ska land eller länder anges samt utförselplats från EU och införselortens gränskontrollstation tillbaka in i EU.

Fyll i de planerade lastnings- eller omlastningsställen du känner till. Om sändningen kräver färdplan måste åtminstone lastningsorten anges. Den utskrivna färdplanen kan sedan kompletteras vid intygsskrivningen.

CVED-djur


21. Ange det eller de länder som sändningen eventuellt passerar på vägen till destinationsorten.

Fyll i planerade lastnings- eller omlastningställen under den vidare färden efter gränskontrollen. Detta krävs i de fall det behövs färdplan för den vidare färden.

CVED-produkter


Rutt registreras inte för produkter

Syfte (CVED)


CVED-djur


Fyll i tillämpliga delar i fälten 18, 19 och 20

CVED-djurprodukter


Fyll i tillämpliga delar i fälten 17, 18, 19, 20, 21 och 22

Spara


Det finns olika sätt att spara ett intyg beroende på hur intyget ska hanteras. I del 1 klickar du på:
  • Godkänn om du har lagt in samtliga korrekta uppgifter och vill fortsätta med del 2, hälsointyget
  • Save as draft om du vill spara det du hittills registrerat, men du inte är klar med del 1 av intyget. Fyll i ditt lösenord och tryck på Save as draft igen
  • Skicka för att få intyg använder du om du är klar med del 1, men vill göra del 2 senare (det går även att ändra i del 1 när du öppnar intyget igen. Fyll i ditt lösenord och klicka på Skriva under intyg.

I del 2 klickar du på:

  • Skicka beslut när du är klar med hela intyget. Skriv in ditt lösenord och klicka på Skriva under intyg
  • Save as in progress om du inte är klar med intyget, men vill spara det du hittills registrerat. Skriv in ditt lösenord och klicka på Save as in progress igen.

Utskrift


Öppna aktuellt intyg och klicka på skriv ut som du hittar i nederkanten. Markera de språk som är aktuella för intyget och klicka på skriv ut. Det vill säga svenska, mottagarlandets språk och eventuella passerande länders språk.

Klicka på skrivarsymbolen i överkanten då intyget har öppnats. Efter utskriften stänger du intygsutskriften genom att klicka på röda krysset uppe till höger.

Intyg för registrerade hästar


Det går endast registrera en häst per intyg, ska fler hästar registreras krävs flera intyg.

Klicka på djurhälsointyg för handel inom gemenskapen och välj ny under sökrutan. Ange kod 0101 och klicka på bekräfta. Välj intygsmodell 2009/156 AII Registrerade hästdjur och klicka Bekräfta.

Ange eventuellt lokalt referensnummer och gå vidare i flikarna. Lägg till avsändare i aktörer (mottagare behöver inte anges). I fältet för sändning (I.20) ska antal sättas till 1. Markera Registrerade hästar i fältet I.25 och ange passnummer i fält I.31.

Avresedatum, avresetid, transportmedel och indentifikation ska anges under transport. Tryck på godkänn längst ner och fyll i hälsointyget.

Kontroll


Intra Trade


Öppna det intyg som ska kontrolleras och tryck på kontroll i nederkanten.
  • Aktuell kontroll - välj behörighet III.14. och ange Plats för kontroll III.13.
  • För i de aktuella uppgifterna för kontroller, laboratorietester, överträdelser och återgärder.

Klicka på skicka kontroll längst ner, skriv in ditt lösenord och klicka på skriv under kontroll.

För att se vilka intyg som är kontrollerade markerar du rutan "Has control" i sökfönstret för Djurhälsointyg och klickar på Sök. En kontroll ser du genom att öppna ett kontrollerat intyg och klicka på Kontroll i huvudet.

CVED


För att se de kontroller som är gjorda öppnar du intyget och klickar på Beslut i huvudet.
Sidan senast uppdaterad:   2012-01-22